Sekretariatsservice für Kanzleien
Rechtsanwalt, Notar und Steuerberater
Sieht so die Arbeitssituation in Ihrer Kanzlei aus?
- Die Arbeit auf Ihrem Schreibtisch türmt sich
- Termine müssen eingehalten und Fristen gewahrt werden
- Meetings, Mandantengespräche müssen geplant und durchgeführt werden
- E-Mails müssen gelesen und beantwortet werden
- Rückrufe müssen erledigt werden
- Und das Telefon klingelt in einer Tour
Lösung: Lassen Sie sich von SP.EAK professionell unterstützen!
Viele Kanzleien gehören zum Kundenstamm von SP.EAK
Wir nehmen die Anrufe im Namen Ihrer Kanzlei kompetent und stets mit einem Lächeln entgegen und entlasten Sie und Ihre Kanzleimitarbeiter gerne vom stetigen Klingeln des Telefons, so dass Sie entspannt arbeiten können.
"Work
smarter,
not
harder!"
Unser Versprechen
Ein festes Team von regelmäßig gut geschulten Sekretär:innen nimmt Ihre Anrufer:innen persönlich nach dem 2. Klingeln entgegen und stellt sicher, dass kein Anruf unbeantwortet ins Leere geht und Ihre Telefonpräsenz auch vor und nach den offiziellen Öffnungszeiten Ihrer Kanzlei.
Sekretariatsservice für Kanzleien: Steuerberater, Rechtsanwälte und Notare
Lehnen Sie sich entspannt zurück! Das sind unsere + Punkte für Kanzleien!
✔
Personal- und
Bürokosten-Ersparnis
Sie benötigen keinen zusätzlichen Räumlichkeiten für Ihr Telefonsekretariat und auch kein zusätzliches Personal, um Ihre Erreichbarkeit zu steigern und sicher zu stellen, dass Ihnen kein Anruf entgeht.
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Persönliches Sekretariat
Ihr persönliches Sekretariat kümmert sich um Ihre Anrufer:innen ohne das man merken wird, das man mit einem externen Dienstleister verbunden ist unsere Mitarbeiter:innen nehmen empathisch jeden Anruf für Sie entgegen – ein kleines, festes Team betreut Sie und Ihre Kanzlei – die Damen Ihres externen Teams sind Ihnen namentlich bekannt.
✔
Mehrbedarf? Kein Thema.
Unseren Telefonservice können Sie dauerhaft – bei zusätzlichem Personalbedarf oder als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung nutzen.
✔
Telefon-Sekretariat
ab 39,95 €/mtl.
Ihre persönliche Telefon-Assistenz arbeitet bereits ab 39,95 € im Monat für Sie. Ihr Telefon-Team arbeitet für Sie mit transparenten Kosten – ohne lange Vertragsbindung! Neben einer moderaten Grundgebühr zahlen Sie nur pro Gesprächseingang.
Anfrage: Sekretariatsservice Kanzlei
Sekretariats-service für Kanzleien
Beschreibt dies Ihr Kanzlei Alltag? "Sie erreichen uns leider nicht persönlich, aber bitte hinterlassen Sie Ihre Nachricht nach dem Piep. Sprechen Sie gerne aufs Band?"
Die Praxis zeigt, nur maximal jeder dritte Anrufer hinterlässt eine Nachricht.
Übergeben Sie Ihre Anrufe einfach uns - Ihrem persönlichen Telefonsekretariat für Kanzleien!
Wir nehmen Ihre Anrufe in Ihrem Kanzlei-Namen entgegen, beantworten erste Fragen im Vorfeld, nehmen Kundenanfragen und Rückrufbitten für Sie entgegen. Im Anschluss des Gespräches erhalten Sie zeitnah und übersichtlich die von uns erfassten Anliegen mit Kontaktdaten – nebst den Informationen, was wir bereits für Sie erledigen konnten.
Ihre Vorteile
✔ Kein Anruf geht verloren, kein Telefonat bleibt unbeantwortet! Steigern Sie bequem Ihre Umsätze durch mehr Erreichbarkeit und zufriedene Kunden:innen.
✔ Widmen Sie sich ungestört Ihren alltäglichen Aufgaben oder genießen Sie es, auch mal nicht anwesend sein zu müssen und seien Sie gewiss: Ihre Telefonisten:innen gehen für Sie ans Telefon!
✔ Nutzen Sie die im Vorfeld qualifizierten Anrufer-Anliegen/Thematiken und entscheiden selbst wen und wann Sie zurückrufen möchten.
✔ Setzen Sie uns dann ein, wenn Sie uns brauchen! Wir agieren für Sie temporär (als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung) oder als komplette Outsourcing– Lösung.
+ Zusätzlich oder auch als alleiniges Feature: Bei Anruf Termin!
Ihre Rufannahme ist in wenigen Schritten einsatzbereit
► Sie leiten Ihre Gespräche via Rufumleitung oder als Überlauf auf unser Telefonanlage (auf eine für Sie reservierte Rufnummer) weiterer.
► Ihr persönliches Sekretariats-Team der sp.eak erkennt jeden Anruf für Ihre Kanzlei und nimmt das Gespräch mit Ihrem individuell gewünschten Meldetext an.
► Jeder Anruf wird je nach Anliegen gemäß Ihren Vorgaben (ggf. auch mit Erfassung von Aktenzeichen etc.) bearbeitet. Allgemeine Fragen zur Kanzlei bzw. weitergehende Fragen anhand eines FAQs werden im Vorfeld durch uns beantwortet. Rückrufe oder Erledigungen zugesagt.
► Die Dokumentation erfolgt nach Ihren Wünschen mit: Anrufer-Name, Kontaktdaten, Anrufer-Grund, Rückrufmöglichkeit etc.
► Direkt im Anschluss des Gespräches erhalten Sie die Informationen per E-Mail / SMS / Fax. Sollten Sie sich für die Option der Terminvereinbarung entscheiden, werden die für Sie gelegten Termine gemäß Ihren Vorgaben in Ihren Kalender eingetragen.
Ihre + Zeit als Gewinn für Ihre Kanzlei
Mit mehr Erreichbarkeit und gleichzeitig kontrollierbaren Kosten können Sie höhere Umsätze für Ihre Kanzlei generieren. Zeitfressende Telefonate entfallen dadurch, dass Sie entscheiden wann und wen Sie zurückrufen möchten. Die eigenen Mitarbeiter können sich voll und ganz ihrer Kernkompetenz und ihren Aufgaben stressfreier widmen und trotzdem auf dringende Anliegen/Anfragen gezielt und zeitnah reagieren.
Termin- und Urlaubsplanungen können flexibler geplant werden Krankheitsausfälle müssen nicht durch Überstunden durch Sie oder Ihrer Mitarbeiter abgedeckt werden.
Ein + für mehr work & live Balance
Nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter die gewonnene Zeit um auch mal pünktlich Feierabend machen zu können. Oder nach einem Außentermin mal nicht zurück ins Büro zu müssen.
Ein + zum Schluss
Die sp.eak sandra pappas.effektive akquise besteht seit über 18 Jahren und versteht sich als Agentur der guten Kommunikation! Emphatische Dialoge, ein hohes Service-Niveau und Gespräche ohne Call-Center Charakter sind daher unsere Voraussetzung. Ein festes Team aus branchengeschulten Sekretär:innen ist speziell für Kanzleianforderungen bei uns verfügbar. Unsere Mitarbeiter:innen kennen die Anliegen Ihrer Anrufer bereits.
Darüber hinaus nehmen wir sowohl menschlich als auch technisch unsere Verantwortung im Sinne des Datenschutzes mit regelmäßigen Schulungen zu gesetzlichen Bestimmungen wahr: In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden treffen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährung des Datenschutzes im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach den bestehenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Zusätzliche Verschwiegenheitserklärungen in Verbindung unserer Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei werden wir sehr gerne unterschreiben und Ihnen die Abschriften dieser Erklärung derjenigen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen, die konkret in Ihrer Rufannahme eingesetzt sind.